Prince2 ondersteuning in software tools (2) 

Prince2 opnemen in de RFI en RFP 

Bij het opstellen van een Request for Information (RFI) of een Request for Proposal (RFP) voor het selecteren van projectmanagement software stellen organisaties vaak de vraag of de software ook Prince2 als projectmethodiek ondersteunt. Zeker gezien de populariteit van Prince2 vindt men dit een uiterst terechte vraag. Een beetje moderne softwaretool moet toch Prince2 ondersteunen?

Antwoord van de leveranciers

Het antwoord van de leveranciers is hier bijna unaniem “Ja”. Prince2 is immers een gestructureerde projectmanagement methodiek. De nadruk op structuur in projecten komt ook tot uiting in de naam van de methodiek (PRojects IN Controlled Environments). Bij implementatie van een softwaretool ter ondersteuning van het projectmanagement heeft men ook een bepaalde mate van structuur in de organisatie voor ogen. Het zou dus vreemd zijn, als een softwaretool ter ondersteuning van projectmanagement geen overeenkomsten zou kennen met de methodiek.

Betere vragen 

Stel uzelf de vraag op welke manier de software de Prince2 methodiek moet ondersteunen. Bepaal wat voor uw organisatie belangrijk zou kunnen en neem realistische vragen op in het RFI/RFP. U zou dit bijvoorbeeld kunnen doen door de verschillende stappen (projectaanloop, projectinitiatie, projectbeheersing- en uitvoering, managen van fase overgangen en projectafsluiting) van Prince2 te bekijken en te bepalen wat u per stap wil dat uw medewerkers en projectmanagers vastleggen/rapporteren.

Waarschijnlijk zullen veel vragen die u stelt naar aanleiding van de methodiek Prince2 al in uw RFI/RFP aanwezig zijn. U kunt de bovenstaande tip dan gebruiken om te bekijken of u volledig bent. U zou zich moeten afvragen of Prince2 als methodiek wel een aparte sectie in uw RFI/RFP zou moeten zijn. Als het goed is maakt de methodiek een belangrijk onderdeel uit van uw organisatie en zit het verweven in uw processen, documentstromen, mensen etc. Als het goed is komen dus alle verschillende onderdelen in de RFI/RFP wel vragen in relatie tot Prince2 voor.