Waar is mijn data? Houd je digitale huis op orde! Zó doen wij dat.

Baal jij er ook wel eens van? Dat ene document dat op Google Drive staat, die map met afbeeldingen wat op de Cloud gezet is en het adres van je klant wat je even in je mail moet opzoeken.

Gebrek aan overzicht is bij veel bedrijven een grote frustratiefactor. Verschillende klantgegevens staan op verschillende systemen en platformen opgeslagen, maar een structurele manier van werken? Ho maar. Buiten het feit dat dit veel tijd en geld kost, zorgt een rommelig ‘huis’ ook voor een rommelige manier van werken. En dat zorgt – naast frustratie – ook voor een hoop inefficiëntie.

 Wat werkt wèl?

Om de eerste stappen richting een “huis op orde” te zetten hebben we een samenvatting gemaakt van de drie pijlers die zorgen voor structuur en overzicht.

1. Kies de beste methode voor opslag van de data.

Er zijn veel verschillende systemen die specifieke data een goede opslag kunnen bieden. Het is dan zaak dat de juiste data op te slaan binnen het juiste systeem: het systeem wat hier het meest praktisch mee werkt.

Een praktijkvoorbeeld: Een koppeling tussen een CRM en ons klantenfeedback systeem Expoints. Beide systemen werken met klantdata, maar passen die heel anders toe. De een draagt bij aan acquisitie en het monitoren van de klantrelaties, het ander richt zich puur op het verzamelen en analyseren van specifieke feedbackvraagstukken. Dus er is sprake van een overeenkomst van data, maar met een ander doel.

2. Systeem dienen goed op elkaar aan te sluiten.

Alle data staat dus niet op één systeem, maar meerdere systemen bewerken uitsluitend hun relevante data. Soms overlapt de benodigde data bij verschillende systemen. In dat geval is het belangrijk om deze data niet in verschillende systemen te huisvesten. Om het efficiënt en overzichtelijk te houden, houd je specifieke data op één plek en laat je de systemen op elkaar aansluiten en met elkaar communiceren. Op die manier kun je snel vanuit het ene systeem naar het andere gaan, zonder constant tijd te verliezen aan opnieuw inloggen of het kopiëren van data.

In ons voorbeeld werkt Expoints bijvoorbeeld wel met algemene klantgegevens, maar haalt deze op uit het CRM. Vervolgens voegt Expoints de data uit de eigen processen daaraan toe.

3. Beveilig je data.

We weten het. Ongeveer in iedere DataLeaf-blog komt het bingo-woord “veiligheid” weer terug. Maar dat is niet voor niets.
Wanneer je data onbeveiligd laat, is het niet alleen gevaarlijk voor de informatie van jouw interne (en/of externe) team, maar is dat ook niet in lijn met de AVG-wetgeving.
Zorg ervoor dat de juiste personen toegang hebben, dat de systemen geüpdatet zijn, en dat je een intern of extern IT-team hebt wat de laatste check heeft gedaan voor je van start gaat.
Last but not least – zorg dat degene die het systeem gebruiken, deze ook echt op de juiste manier gebruiken.

Klaar om die eerste stappen te zetten?

Wij helpen je hier graag mee. Dankzij onze expertise en ervaring met het bouwen en implementeren van veilige software, helpen we jou aan een systeem wat perfect aansluit op jouw behoeftes.

Overtuigd? Mail naar ntellingen@dataleaf.nl en plan je kosteloze inventarisatie-gesprek in.