Succesvol software implementeren: nieuwe software, nieuwe mindset

Verandering is altijd lastig. Zo gaat ook het implementeren van nieuwe software vaak niet zonder slag of stoot. Wennen aan verandering heeft tijd nodig, ook binnen organisaties. Medewerkers zijn al jaren gewend via een bepaalde structuur te werken, en een verandering kan dat tot weerstand leiden. Een nieuw systeem kan nog zoveel beter en innovatiever zijn, maar als de eindgebruikers er niet mee willen werken, levert het weinig op. Om deze situatie te voorkomen hebben we een aantal tips op een rijtje gezet. Deze helpen bij het creëren van draagvlak voor een nieuwe software implementatie.

Bereid je gebruikers voor

Mensen zijn gewoontedieren, en houden niet van verandering. Het liefst houdt iedereen zich vast aan het bekende; zijn oude werkwijze en bedrijfsprocessen. Daarom wil je een situatie creëren waarin je zo min mogelijk weerstand tegen de software implementatie tegenkomt. Belangrijk hierin is om je medewerkers niet te overvallen met onverwacht nieuws, maar op tijd het nieuws aan te kondigen.

Kondig je een verandering aan, dan doe je er ook goed aan om te laten blijken dat input altijd welkom is. Zo voorkom je dat mensen denken ze niets te zeggen hebben over zaken die hen wel aangaan. Ga daarom intern in gesprek, en vergroot het draagvlak binnen de uiteindelijke gebruikers.

Betrek je gebruikers bij de ontwikkeling

Is men ondertussen al een beetje gewend aan het idee van verandering? Dan is het tijd om de eindgebruikers ook bij het proces van de daadwerkelijke softwareontwikkeling te betrekken. Mario, directeur van DataLeaf, vertelt: ‘’Wij betrekken altijd een groepje van eindgebruikers in de ontwikkeling. Zo voelen ze zich betrokken en zullen ze makkelijker meegaan met de verandering. We zorgen dat ze enthousiast worden over de software, zodat ze erover tegen anderen zullen vertellen. Zo creëer je als het ware een groepje ambassadeurs voor de software.’’ 

Hou het simpel

Zorg eerst dat de basis werkt voordat je een ingewikkeld product aan je gebruikers introduceert. Werk daarom met een Minimum Viable Product (MVP). Een MVP is een eerste versie van het product, zonder toeters en bellen. Een MVP bezit net genoeg functionaliteiten om kennis te verzamelen over het product en de gebruikers. Door een MVP te introduceren vóór het eindproduct, kunnen mensen er al aan wennen en weten ze wat ze kunnen verwachten.

Zorg voor een goede overgang

Is je product eindelijk klaar om ingezet te worden? Gefeliciteerd! Maar pas op dat je niet te enthousiast te werk gaat. Een geleidelijke overgang is namelijk van groot belang. Maak allereerst aan je medewerkers duidelijk dat verbetervoorstellen gewaardeerd worden; er zullen namelijk altijd zaken zijn die nog geoptimaliseerd kunnen worden. Daarnaast doe je er goed aan om enthousiaste mensen het product eerst in gebruik te laten nemen. Twijfelaars kunnen dan bij hun collega’s zien hoe het werkt. Heb ook aandacht en begrip voor het feit dat de prioriteit van veel mensen bij hun dagelijkse werkzaamheden ligt. Stel zo nodig het tempo van de implementatie bij, om te voorkomen dat mensen gefrustreerd raken.

 

Het klinkt cliché, maar het is wel waar: een goede voorbereiding is het halve werk. Wanneer je je gebruikers betrekt in het proces en moeite doet voor een succesvolle implementatie zal dat zijn vruchten afwerpen. In de praktijk kost een succesvolle implementatie zeker tijd en moeite, maar uiteindelijk zal dit het allemaal waard zijn.

 

Benieuwd naar hoe wij je kunnen helpen bij het implementeren van software? Neem vrijblijvend contact met ons op!