Case: Inkoopbureau West-Brabant

Carlo Hopmans, inkoopadviseur bij Inkoopbureau West-Brabant, sprak met ons over de samenwerking met DataLeaf. Vergrote veiligheidsrisico’s zorgden er destijds voor dat het Inkoopbureau toe was aan maatwerk software, DataLeaf werkte hier graag aan mee. Hoe deze samenwerking verliep en wat de resultaten waren? Je leest het in deze case.

Uitdagingen en software-oplossingen

Inkoopbureau West-Brabant werkte al jaren met een op maat geïnstalleerd systeem. Na vele jaren voldeed de huidige software niet meer aan de laatste eisen van deze tijd. Het systeem was niet meer schaalbaar en veiligheidsrisico’s werden steeds groter. De keuze was simpel; overstappen naar een vernieuwde versie van het systeem of tijd om verder te kijken?

Zo kwam Carlo Hopmans in samenwerking met collega Richard Martens bij een aantal partijen terecht met zijn vraag. Veel van de partijen vonden een nieuw maatwerk software ontwikkelen te complex, maar DataLeaf zag dit juist als een kans. Een kans om een systeem te maken waar het hele bedrijf fijn mee overweg kon. Het aanschaffen van een systeem van deze grootte is niet zomaar een product met eenmalige afname, de organisatie achter het systeem moet ook goed bij het bedrijf passen. Die klik was er direct, van beide kanten. Daarnaast vonden we het fijn dat de lijntjes kort waren. Zo konden we snel schakelen. Ook budget was voor ons erg belangrijk; er was bij DataLeaf veel mogelijk in het budget wat we hadden opgesteld. “

Tijdens de samenwerking

Inkoopbureau West-Brabant had een mooie casus waarin werd gevraagd om mee te denken in mogelijkheden. Tijdens de gehele samenwerking werden de volgende stappen steeds duidelijk gecommuniceerd, zodat beide organisaties wisten wat ze te doen stond.

Daarnaast was de communicatie vanuit beide kanten redelijk informeel, maar altijd met het oog op het doel. Zo konden we op een plezierige manier toch snel stappen zetten: “Waar we bij andere partijen “dit kan niet” hoorden, lag er bij DataLeaf de nadruk op “maar dit kan wel!”. Het was fijn om een partner te hebben die echt meedenkt.”

En dat kun je ook terugzien in het cijfer wat Carlo de samenwerking geef: "Ik zou een 9 geven! Er is altijd ruimte voor verbetering.“

Het resultaat

Uiteindelijk hebben we binnen de scope en tijd een nieuw softwaresysteem opgeleverd dat voldoet aan de laatste veiligheidseisen. Het systeem is modulair ontwikkeld zodat we het in de toekomst altijd nog kunnen uitbreiden. Je wilt namelijk dat je software continue moet mee verandert met je bedrijfsprocessen. We hebben de elementen die nog goed waren overgenomen en verbeterd. Daarnaast er zijn een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd welke de oude software niet mogelijk maakte. Inmiddels werkt Inkoopbureau West-Brabant er al 2 jaar naar volle tevredenheid mee. Af en toe doen we wat aanpassingen zodat het weer naadloos op de bedrijfsprocessen aansluit.

Na de samenwerking

Na de samenwerking vroegen we Inkoopbureau West-Brabant: Zouden jullie DataLeaf aanraden? “Ja, dat zouden we zeker doen! We hebben een positieve ervaring met DataLeaf. We zien DataLeaf echt als de sparringpartner op IT. Niet enkel een “vast pakket” maar meedenken in “wat is nodig?” Écht maatwerk!”

Inkoopbureau West-Brabant is momenteel in gesprek met DataLeaf om te kijken welke andere diensten vereenvoudigt kunnen worden. Zo wordt er onder andere gewerkt aan een contractmanagement systeem, die de contracten tussen leverancier en gemeente moet bewaken.

Ben jij ook toe aan een maatwerk softwaresysteem wat écht bij jouw organisatie past? Neem dan contact op met ntellingen@dataleaf.nl en plan een kosteloze strategische sessie in.