Online & digitaal volledig geïntegreerd in de processen
De Kamer van Koophandel van Aruba besloot de afgelopen jaren samen met DataLeaf haar informatiesysteem te vernieuwen. In de oude situatie waren er veel handmatige handelingen verwerkt in de processen. Daarnaast waren er wel al enkele zaken online beschikbaar, maar dit was vooralsnog opgezet “naast” de primaire processen. DataLeaf zette in op een vernieuwing met een hoger ambitieniveau en niet zonder succes.
De transitie naar de nieuwe oplossing
De Kamer van Koophandel had al sinds 2000 een klassieke digitale administratie. Maar door het gebruik van papieren formulieren moest iedereen op het kantoor van de KVK langskomen, met aanzienlijk wachtrijen tot gevolg. De keuze om het vanuit huis te regelen, was er niet.’
De administratie is vervolgens door DataLeaf vernieuwd en in de dagelijkse procesgang online geïntegreerd. De fysieke documenten die ondernemers nodig hadden, werden afgeschaft. De slimme digitale formulierentool van DataLeaf werd ingezet om de documenten te digitaliseren. Met de realisatie van de digitale formulieren, kwam een nieuw probleem naar voren. Een “natte” handtekening was gebruikelijk op het eiland. Het gebrek aan een gedigitaliseerde handtekening was een drempel om volledig online te kunnen inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Om ook dit probleem te tackelen werd de samenwerking met CM.com opgezocht. Door deze samenwerking werd het mogelijk alle papieren formulieren te versimpelen, te digitaliseren en te laten ondertekenen met CM-sign. Dit alles op een manier die niet alleen gebruikersvriendelijk maar bovenal rechtsgeldig is.
Niet alleen het inschrijfproces werd aangepakt, ook overige processen werden opnieuw bekeken. Zo werd een volledig digitaal klantportaal opgezet, waarbij ondernemers alle dienstverlening van de Kamer online 24/7 kunnen afnemen en inzien.
Uiteraard ging het traject verder dan alleen het opzetten van een portaal waar de klanten terecht kunnen. Ook de interne processen van de KVK werden geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Zo werden fysieke dossiers gescand en digitaal beschikbaar gemaakt. Ook het proces rondom betalingen werd vereenvoudigd, waarmee dit een online dienstverlening niet in de weg ging zitten.
De nieuwe situatie
De Kamer van Koophandel van Aruba heeft sinds begin 2019 het nieuwe en moderne informatiesysteem beschikbaar. Sindsdien is het voor de organisatie mogelijk haar klanten volledig online te bedienen. Waar de wachtrijen bij de Kamer van Koophandel lang waren, liepen die na de digitalisering sterk terug. Een bezoek aan de Kamer was namelijk nog wel mogelijk, maar niet meer noodzakelijk.
Noodzaak van online & digitaal in deze tijden
Digitalisering is in deze tijd hard nodig. Ook de KvK heeft inmiddels haar kantoor moeten sluiten voor bezoekers i.v.m. verspreiding van het virus. Gelukkig kan de organisatie nu toch haar klanten volledig bedienen, door online betalen, het aanvragen en inzien van uittreksels, wijzigingen doorgeven, inschrijven en meer.
De organisatie zoekt in deze tijd ook de samenwerking op met andere instanties op het eiland, om ook in samenwerkingsverbanden een verdere digitalisering en automatisering op te zetten. Bijvoorbeeld met andere overheidsinstanties, banken en de telecomprovider. Vooral deze laatste heeft vooruitstrevende ambities om doorlooptijden te verkorten. De ambities zijn om met een geïntegreerde koppeling, een zogenaamde API, het handelsregister te raadplegen en real-time te kijken of iemand ingeschreven is. Dit scheelt de klant én de telecomprovider tijd. Zo hoeft de ondernemer niet eerst bij de Kamer een uittreksel aan te vragen, maar kan deze stap heel laagdrempelig en in een paar seconden door de telecomprovider worden getoetst. En bovenal, zo worden de handelingen en persoonlijke contacten in de Corona tijd verder beperkt.
Ook een succesvolle digitale omgeving nodig?
Loop je met jouw organisatie tegen de uitdaging aan, dat door het coronavirus processen minder goed verlopen? Of dat je jouw klanten minder goed kunt helpen? Neem dan eens contact met ons op. Wij helpen je en jouw organisatie graag verder!
