Doorontwikkeling voor de KvK Aruba
Een aantal jaren geleden hebben we voor de KvK Aruba hun verouderde informatiesysteem geheel gedigitaliseerd. Maar ook na oplevering van de software blijven we graag nog betrokken bij onze projecten. Want digitale systemen zijn eigenlijk nooit af; ze vereisen onderhoud en doorontwikkeling. Zo ook bij de KvK. Vorig jaar zijn we naar Aruba gereisd om te inventariseren hoe die doorontwikkeling eruit zou kunnen zien. We nemen je graag mee in enkele van de ontwikkelingen die we sindsdien hebben doorgevoerd.
Een nieuw informatiesysteem voor de KvK
Het gebruikte informatiesysteem van de Kamer van Koophandel en Nijverheid Aruba, was flink verouderd. De toegepaste technologieën werden niet meer ondersteund en terugvallen op de oorspronkelijke leverancier was ook niet meer mogelijk. Een nieuwe onderneming inschrijven was hierdoor een langdurig proces. We ontwikkelden daarom in 2019 een gloednieuw informatiesysteem, dat onder andere een inlogportaal voor de gebruikers bevat en verregaande automatisering, zoals een nieuw elektronisch inschrijfformulier. Het resultaat: het inschrijfproces van een onderneming is aanzienlijk versneld. In plaats van dagen of zelfs weken is dit nu in een handomdraai geregeld.
Verandering in rechtsvorm
Maar ook op Aruba veranderen wetten wel eens, waardoor er aanpassingen in het nieuwe informatiesysteem nodig waren. Zo kwam onlangs de rechtsvorm Aruba Vrijgestelde Vennootschap (AVV), te vervallen. Dit betekent dat alle AVV’s over moesten naar een andere rechtsvorm. Een verandering die natuurlijk ook gefaciliteerd diende te worden in het informatiesysteem van de KvK. Het was belangrijk dat dit proces zo soepel mogelijk kon verlopen. Daarom hebben we digitale formulieren en processen aangepast om dit eenvoudig te verwerken. Doordat de kamer gebruik maakt van onze formulierentool en zaaksysteem, was deze aanpassing uiteindelijk eenvoudig te verwerken in de applicatie.
UBO register
Een andere recente grote wijziging vloeide voort uit internationale inspanningen om financiële transparantie te vergroten en het witwassen van geld, corruptie, belastingontduiking en andere illegale activiteiten tegen te gaan. Net als elders ter wereld moest er daarom een UBO-register voor Aruba worden ontwikkeld. In dit UBO-register wordt informatie bijgehouden over alle Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) van bedrijven of organisaties op Aruba. Dit zijn de personen die uiteindelijk de controle hebben over een bedrijf, bijvoorbeeld doordat zij een bepaald percentage van de aandelen bezitten. Het UBO-register wordt gebruikt om witwassen, financiering van terrorisme en andere vormen van financiële criminaliteit tegen te gaan. In 2022 hebben we gezorgd dat het systeem volledig klaar was om dat register operationeel te maken. De registratie van de UBO’s wordt door de ondernemers zelf geïnitieerd. Dat kunnen ze eenvoudig via duidelijke formulieren via onze slimme formulieren software. De werkprocessen zijn voor de medewerkers van de Kamer zo ingericht zodat de registratie gestructureerd en gecontroleerd verloopt. Na alle handmatige en automatische controles worden de UBO’s op een veilige manier opgeslagen in een apart UBO register. Het spreekt voor zich dat autorisatie en auditlogging belangrijke onderdelen van de applicatie zijn geworden, omdat het uiterst privacy gevoelige data betreft.
Meer waarde uit data
Naast alle recente wetswijzigingen ondersteunen we de KvK in het zoeken naar nieuwe inkomsten. De KvK is zelfvoorzienend; ze moeten wel aan de wetgeving voldoen, maar financieel is de KvK onafhankelijk. Ook in Aruba is inflatie een feit, en door stijgende kosten worden marges steeds dunner. Tegelijkertijd mogen de prijzen van diensten die de KvK aanbiedt niet zonder meer stijgen. Dus moest er iets bedacht worden om te zorgen dat de KvK meer inkomsten kan genereren met de bedrijfsdata die ze moeten beheren. Een uitdaging waar we bij DataLeaf graag in meedenken. Zo introduceerden we het raadplegen van registerdata via API’s, waardoor grotere ondernemingen tegen betaling efficiënter en geautomatiseerd het register kunnen raadplegen. Daarnaast zijn we nu bezig met het ontwikkelen van de mogelijkheid om bepaalde diensten van de KvK af te schermen en betaald te kunnen raadplegen.
Updaten en PowerBI
Naast de essentiële doorontwikkelingen hebben we ook een nieuwe versie van de software doorgevoerd. De volledige applicatie is van groot onderhoud voorzien en gemigreerd naar de nieuwste versie van de gebruikte technieken. Dit is essentieel om de levensduur van een applicatie te verlengen en de veiligheid en stabiliteit te kunnen waarborgen.
Daarnaast hebben we de KvK geholpen om meer inzicht in data te krijgen. Door de inzet van PowerBI van Microsoft hebben we ze deze inzichten gegeven. Ook zijn ze na onze inzet in staat zelf dashboards en rapportages te creëren, soms met een beetje hulp van onze specialisten.
Blijven doorontwikkelen
Software die niet onderhouden en doorontwikkeld wordt raakt verouderd. Zeker in een wereld waarin innovaties razendsnel gaan is dat geen goede zaak. Daarnaast zorgt procesoptimalisatie dat repetitieve taken overbodig worden en kan het zelfs geld opleveren, zoals hier bij de KvK het geval is. Bij DataLeaf vinden we het daarom essentieel om betrokken te blijven bij een project. Zo zorgen we ervoor dat je applicaties veilig, stabiel en up-to-date blijven.
Samenwerken?
Met welke oplossing wil jij aan de slag?
Laat het ons weten. Wij denken graag met je mee.