Direct naar content
Terug naar alle cases

Een vernieuwd informatiesysteem voor de KVK Aruba

Het gebruikte informatiesysteem van de KVK Aruba was flink verouderd. Ondernemers stonden uren in de rij om hun onderneming in te schrijven. Om continuïteit te garanderen ontwikkelde DataLeaf een volledig nieuw informatiesysteem.

Het probleem

Het gebruikte informatiesysteem van De Kamer van Koophandel en Nijverheid Aruba, ooit state-of-the-art, was flink verouderd. De toegepaste technologieën werden niet meer ondersteund en terugvallen op de oorspronkelijke leverancier was ook niet meer mogelijk. Een nieuwe onderneming inschrijven was een langdurig proces. Hiervoor waren 18 verschillende fysieke formulieren nodig, elk bestaande uit meerdere pagina’s. Ondernemers moesten deze stapel papierwerk met de hand invullen. Eenmaal ingevuld moesten zij langs het KVK-kantoor. Lange wachtrijen van een uur waren eerder regel dan uitzondering. Eenmaal aan de beurt werd al het papierwerk handmatig gecontroleerd, wat ook de nodige tijd in beslag nam. Uiteraard kon dit alleen tijdens openingstijden.

De oplossing

De eerste samenwerking tussen KVK Aruba en Dataleaf begon in 2015. Voor een korte periode hielpen we het oude informatiesysteem in de lucht te houden. Maar ook zagen we beperkingen bij dit systeem en dus adviseerden we om het informatiesysteem op termijn te vernieuwen.

Het nieuwe informatiesysteem bevat een inlogportaal voor de gebruikers (ondernemers) en verregaande automatisering; waaronder een nieuw elektronisch inschrijfformulier. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat er minder mensen aan de balie staan. Ook werd nagedacht over hoe de dienstverlening voor de ondernemers verbeterd kon worden. Voorbeelden hiervan zijn: de verkoop van uittreksels en branchelijsten. Waar deze voorheen manueel moesten worden samengesteld en uitgeleverd, is dit nu volledig geautomatiseerd. Omdat het ondertekenen en de uitgifte van documenten nu in een gecontroleerd proces plaatsvindt, kunnen documenten beveiligd worden met digitale certificaten. Afnemers van de uittreksels, zoals banken of telecomproviders, kunnen hierdoor online controleren of de uittreksels geldig zijn. Ook zijn ondernemingen nu zelf in staat hun eigen gegevens in te zien en diverse zaken te regelen, zoals bestuursleden toevoegen en een bedrijf opheffen.

Het resultaat

De doorlooptijd voor het inschrijven van een onderneming is aanzienlijk afgenomen. Ondernemingen kunnen zich nu binnen één dag inschrijven. Eerder nam dit dagen of zelfs weken in beslag. Daarnaast namen financiële correcties met 7500% af en verminderde het percentage openstaande debiteuren.

Samenwerken?

Met welke oplossing wil jij aan de slag?
Laat het ons weten. Wij denken graag met je mee.

Contact