Bedrijfsprocessen automatiseren: Hoe pak je dat aan?

Je loopt er al een tijdje tegenaan – taken in de organisatie die inefficiënt zijn, vaak terugkomen en leiden tot productiviteitsverlies. Het wordt nu toch echt tijd om je bedrijfsprocessen te automatiseren en digitaliseren, waardoor jouw organisatie weer efficiënt werkt. En efficiëntie zorgt voor tijdwinst en een gelukkiger team dat zich focust op taken waar ze goed in zijn en die ze leuk vinden. 

Maar waar begin je dan? Welke stappen zet je eerst en welke processen ga je automatiseren? In deze blog laten we je zien hoe je processen in je bedrijf herkent die geautomatiseerd kunnen worden en vervolgens bespreken we hoé je ze automatiseert.

1 – Bedrijfsprocessen in kaart brengen

We starten bij het begin: het in kaart brengen van alle huidige bedrijfsprocessen. Want je kunt pas automatiseren als je weet welke processen er zijn. Hierin leg je niet alleen de operationele kernprocessen vast, maar ook ondersteunende, administratieve processen. Documenteer elke stap in deze processen, vanaf het begin tot het einde. Pak je zoekmachine erbij en je vindt al snel genoeg (visuele) workflow diagrammen die je hierbij kunnen helpen. Kom je er nog niet aan uit? Wij helpen je een handje met een van onze strategische sessies. 

2 – De processen analyseren

Na de inventarisatie is het tijd voor een grondige, diepgaande analyse van de efficiëntie van elk proces. Identificeer problemen, vertragingen en gebieden waar nu nog vaak bepaalde zaken handmatig worden opgepakt. Verzamel hierbij ook feedback van medewerkers die direct bij deze processen betrokken zijn. Dit levert goede inzichten in eventuele knelpunten op.

Vervolgens is het van belang repetitieve taken te identificeren die regelmatig terugkeren en als saai of tijdrovend worden ervaren. Dit zijn vaak de ideale kandidaten voor automatisering. Markeer de frequentie van deze taken en de hoeveelheid tijd je eraan kwijt bent.

Voorbeeld

Stel je voor dat je bedrijf gespecialiseerd is in het beheren van evenementen en conferenties. Het proces van het coördineren van sprekers voor verschillende sessies en workshops is handmatig en tijdrovend. Er zijn veel communicatie- en coördinatietaken betrokken, zoals het verzamelen van sprekersinformatie, het afstemmen van beschikbaarheid, het beheren van presentaties en het opvolgen van logistieke details.

Na het grondig analyseren van dit proces, besluit je dat je een oplossing nodig hebt die de complexiteit van het coördineren van diverse sprekers, onderwerpen en tijdschema’s effectief kan beheren.

Het doel is duidelijk: het verbeteren van de efficiëntie van het sprekerscoördinatieproces om ervoor te zorgen dat evenementen soepeler verlopen en dus de algehele kwaliteit verbetert.

3 – Prioriteren op basis van impact

Met een gedetailleerde inventarisatie en analyse in handen, kun je gaan prioriteren op basis van impact. Bedenk welke impact de verschillende processen op het bedrijf hebben. Hierbij hou je rekening met factoren zoals kostenbesparing, tijdsbesparing, kwaliteitsverbetering en klanttevredenheid. Betrek relevante belanghebbenden zoals managers, teamleiders en medewerkers bij dit proces, en richt je op de processen die de grootste positieve impact hebben.

4 – Evalueren

Na het prioriteren is het tijd om te beoordelen hoe snel en eenvoudig de bepaalde processen geautomatiseerd kunnen worden. Dit doe je aan de hand van factoren zoals het aantal stappen dat nodig is, de variabiliteit van taken en betrokkenheid van meerdere afdelingen. Identificeer processen die complex genoeg zijn om te profiteren van automatisering. Kijk ook naar repetitiviteit en standaardisatie binnen elk proces; taken met een hoog herhalingsgehalte zijn vaak het meest geschikt. 

Belangrijk is om hierbij ook de strategische waarde van elk proces te overwegen, waarbij je prioriteit geeft aan processen die cruciaal zijn voor de kernactiviteiten en groeiplannen van het bedrijf. Uiteindelijk blijven de processen over die complex genoeg zijn om te profiteren van automatisering, maar ook eenvoudig genoeg om door een applicatie te worden geautomatiseerd. 

Bedrijfsprocessen automatiseren met maatwerk software

Er is een goede kans dat er voor de automatisering die je wilt implementeren maatwerk software nodig is – voor complexe processen heb je namelijk vaak software nodig die specifiek is afgestemd op jouw organisatie. Of wellicht heb je nu een standaardpakket en ben je erachter gekomen dat dit niet meer voldoende functioneel is. Bij DataLeaf ontwikkelen we al sinds 2000 maatwerk software die jou helpt een concurrentievoordeel te behalen. Het mooie van maatwerk is dat wij de software perfect kunnen laten aansluiten bij jouw bedrijfsprocessen. 

Wij nemen graag je interne bedrijfsvoering onder de loep om te kijken waar we middels automatisering nog winst kunnen behalen. Of Misschien heb je je bedrijfsprocessen die je wilt automatiseren al goed in beeld, maar heb je geen idee wat er technisch allemaal mogelijk is. Ook dan denken we graag met je mee.