Wie gebruiken er een Elektronisch Cliëntendossier (ECD) en waarom?

Een Elektronisch Cliëntendossier (ECD) is de softwarematige oplossing die de zorgregistratie met pen en papier heeft vervangen. Het is een online systeem dat de zorgprofessional ondersteunt met het bijhouden en verwerken van alle documentatie. Dit hoort bij de te behandelen cliënt. Een goed ECD zorgt ervoor dat de zorgprofessional zich hoofdzakelijk kan focussen op de cliënt, want daar draait het in de zorg om. Dit doet het door de verschillende uit te voeren taken van de professional zo efficiënt mogelijk te registreren en verwerken. Een ECD ondersteunt de professional in de basis bij het verwerken van cliëntgegevens en het behandelplan. Ook staat hierin de zorgregistratie en de (financiële) administratieve onderdelen. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan de facturaties, wat richting de zorgverzekeraar, gemeente of particulier verzonden worden.

Zorgprofessional

Het Elektronisch Cliëntendossier wordt dus voornamelijk gebruikt door de zorgprofessional, omdat deze betrokken en verantwoordelijk is voor het leveren van de zorg. De cliëntgegevens voorzien de zorgprofessional van de achtergrondinformatie van de cliënt. Het gaat hier niet alleen om naam, leeftijd en woonplaats. Ook de voorgeschreven medicatie, eerder uitgevoerde behandelingen en mogelijke allergieën staan hierin.

In het systeem wordt op basis van de klachten de zorgvraag bepaald en een behandelplan opgesteld, zodat de professional gestructureerd te werk kan gaan en richting een spoedig herstel toewerkt. Gaandeweg houdt de professional de zorgregistratie bij en verwerkt deze de administratie, zodat de financiële stromingen in gang gezet kunnen worden. Over deze onderdelen later meer, want we leggen je eerst graag uit voor wie het Elektronisch Cliëntendossier (arbeids)ondersteuning biedt.

Cliënt

Alle informatie die voor de cliënt inzichtelijk wordt gemaakt, zal vindbaar zijn in het cliëntenportaal. Dit is een beveiligde online omgeving, waarvan de cliënt bepaalt wie hier inzage in heeft. Op deze manier behoudt deze de regie over de eigen gegevens. Het is hierbij van belang dat de cliënt op toegankelijke wijze het zorgdossier kan inzien als onderdeel van een soepel proces. Hierin staan onder andere de behandelplannen, afspraken en diagnostiek. Ook kan er via dit portaal veilig gecommuniceerd worden tussen cliënt en professional.

Management/directie

Tegenwoordig zijn de mogelijkheden omtrent data enorm. De directieleden van een instelling of praktijk zijn verantwoordelijk voor de continuïteit van het bedrijf, waar de hulp van data steeds onmisbaarder wordt als ondersteuning. Het is dan ook positief als een Elektronisch Cliëntendossier de inzet van data ondersteunt, omdat het voor de directie mogelijk wordt om te anticiperen op veranderingen in de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld voordelig zijn op het moment dat een zorgprofessional teveel cliënten in behandeling heeft en hierdoor mogelijk overspannen kan raken en/of de kwaliteit van de zorg achteruit gaat. Als directie is het dan van belang om in een vroeg stadium te acteren, bijvoorbeeld door het openstellen van een vacature. Zo kan een andere professional worden aangenomen om te ondersteunen en wordt de werkdruk voor de medewerkers lager. Zeker in tijden waarin de branche onder druk staat kan data bijdragen aan het waarborgen van de continuïteit.

Branchegericht Elektronisch Cliëntendossier

Er zijn veel verschillende type instellingen, waarvan de werkzaamheden erg uiteenleggend kunnen zijn. Voor een grote organisatie met verschillende zorgoplossingen is het prettig als de verschillende professionals middels één Elektronisch Cliëntendossier de gewenste arbeidsondersteuning verkrijgen. Dit ECD zal in de basisbehoefte van ieder zorgproces voorzien, maar biedt in veel gevallen minder adequate ondersteuning dan een Elektronisch Cliëntendossier dat volledig is afgestemd op één branche of type zorgproces. Het dient namelijk rekening te houden met de belangen van verschillende professionals die op eigen wijzen te werk gaan.

Een ECD dat voor een specifieke branche is ontwikkeld is dan ook zeker raadzaam wanneer dit met jouw organisatie matched. Dit zal resulteren in een product dat de zorgprofessional doelgerichter ondersteunt en de focus doet toenemen. Dit bespaart tijd en geld. Onderstaand lichten we je toe welke processen hierbij van belang zijn.

Behandelplan

Het ECD is bekend met de zorgvraagtyperingen uit de branche en kan dit op deze manier snel vertalen naar een passend behandelplan. Dit vormt de weg naar herstel en biedt de zorgprofessional een gestructureerde werkwijze die afgestemd is op de zorgvraag van de cliënt. Het bepalen van de zorgvraagtypering is in het geval van Oscar, het elektronische cliënten dossier van Dataleaf, volledig geïmplementeerd in het systeem. Wat het werken compact, overzichtelijk en efficiënter maakt.

Zorgregistratie

Alle zorgprestaties, zoals dit volgens het nieuwe zorgprestatiemodel heet, worden vastgelegd in het dossier. Het ECD maakt de zorgregistratie makkelijk en voorkomt dat het dossier fouten bevat. Dit doet het bijvoorbeeld door controles, waarbij het systeem tijdens verschillende fases aangeeft of er nog belangrijke onderdelen open staan of foutief zijn ingevuld. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de overstap van intakefase naar behandelfase, waar alle documentatie goed ingevuld moet zijn om te kunnen starten met behandelen.

Financiële stromingen

De financierders van de zorg in Nederland wensen de facturaties te ontvangen op eigen wijze, zodat zij dit kunnen verwerken. Het is dan prettig dat het ECD het opstellen van documentatie zo ondersteunt dat dit op de juiste wijze wordt aangeleverd. Het elektronische cliëntendossier van Dataleaf biedt de mogelijkheid facturaties volledig binnen het systeem op te stellen en te verzenden, wat ervoor zorgt dit proces altijd veilig verloopt. Sterker nog, Oscar biedt de mogelijkheid de facturatie volledig uit handen te nemen.

Oscar, het Elektronisch Cliëntendossier voor de GGZ

De naam Oscar, ons elektronische cliëntendossier, is al enkele keren ter sprake gekomen in deze blog. Het doel van deze blog is het informeren van de lezer, die zich waarschijnlijk aan het verdiepen is in elektronische cliëntendossiers. Er zullen vragen gesteld worden als; Voor wie is een ECD, wat kan het en wat zijn de belangen voor mijn organisatie op het moment dat we met een ECD leverancier in zee gaan. Ons advies daarbij luidt; Ga opzoek naar een leverancier die zich verdiept in de organisatie, kritisch durft te zijn op een mogelijke samenwerking en software biedt die de verschillende disciplines binnen jouw organisatie verder helpt. Bij Dataleaf gaan we graag het gesprek aan om uit te vinden of we iets voor elkaar kunnen betekenen. Neem dan ook gerust contact met ons op via onderstaande button. Lees voor meer hulp en informatie ook onze blog over een ECD aanschaffen – Wat is het en waar moet ik op letten?