Direct naar content

ECD aanschaffen - Wat is het en waar moet ik op letten?

ECD aanschaffen
Koen Huisman 30 april 2022
Bij de aanschaf van een ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) komt veel kijken. Er zijn veel verschillende prijsstructuren, leveranciers en productinhoudelijke functionaliteiten om rekening mee te houden. Om over efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid nog maar te zwijgen. Waar je op moet letten in de zoektocht naar een geschikt ECD, vertellen we je in deze blog.

Wat is een ECD (Elektronisch Cliëntendossier)?

Het kwijtraken van papieren dossiers of het overhandigen van een dvd’tje tijdens de overstap naar een andere zorgverlener hebben we gelukkig achter ons kunnen laten. Inmiddels gebruiken we al jaren het elektronische cliëntendossier. Het ECD wordt voornamelijk gebruikt in de gezondheids- en welzijnssector en is een belangrijke ontwikkeling in de digitalisering van de zorg.

Zo werkt een psycholoog uit de GGZ (Geestelijke Gezondheidszorg) bijvoorbeeld met een ECD dat ingericht is volgens de methodische werkwijze van deze branche. De professional werkt volgens een behandelplan en houdt aan de hand van de functionaliteiten uit het ECD verschillende aspecten over cliënten bij. De professional maakt een indicatie van de zorgvraag, start de behandelingen en houdt gaandeweg de behandelstatus bij. Meer over de functionaliteiten van het ECD lees je in de alinea ‘’kerneigenschappen van het ECD’’.

Door het werken met een passend ECD kan de gebruiker, in dit geval de zorgprofessional, efficiënter werken en wordt het bijhouden veilig en gemakkelijk. Ook fungeert het ECD als geheugensteun en kan  de historie van cliënten ingezien worden via de Cloud. De gegevens uit het dossier kunnen worden gedeeld, wanneer een patiënt verhuist en overstapt naar een andere psycholoog. De nieuwe professional kan zo eerdere behandelingen inzien en achterhalen of er allergieën of diagnoses zijn vastgesteld. Hier kan deze vervolgens rekening mee houden tijdens de nieuwe behandeling.

Voor een soepele facturatie en declaratie is vanaf 2022 het zorgprestatiemodel van kracht. Dit is de nieuwe bekostiging voor geestelijke gezondheidszorg en forensische zorg, wat zorgt voor eenvoudige regels en duidelijke nota’s. Dit ondersteunt heldere bekostiging, zonder onnodige administratie.

Het geschikte ECD vinden voor jouw werkzaamheden.

Er zijn heel veel verschillende soorten ECD’s op de markt. Deze zijn in veel gevallen geschikt voor specifieke branches en behandelmethoden, omdat branches werken met dossiers met specifieke functionaliteiten. De functionaliteiten die vereist zijn kunnen dus verschillen. Het is belangrijk om de toepasbaarheid van een dossier te achterhalen, zodat je weet of dit dossier de werkzaamheden in praktijk ondersteunt.

Ook verschillen ECD’s per leverancier in het gebruik van termen. Zo wordt de functionaliteit behandelplan ook wel protocol of soms zelfs zorgpad genoemd. De functionaliteiten werken intern hetzelfde, maar worden gebruikt in verschillende branches. Mogelijk verschillen ze in praktijk in details. Iets om op te letten, dus!

De kernfunctionaliteiten van het ECD.

Ieder ECD beschikt in de basis over enkele essentiële functionaliteiten die de processen in de zorg- en welzijnssector ondersteunen. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen care en cure, waarbij care zich richt op het verzorgen en cure op het herstel. Voor beide takken zijn de onderstaande werkzaamheden en functionaliteiten vereist.

  • Dossier (overzicht van gegevens, diagnoses, medicatie, en zorgplan).
  • Zorgplan (onderdeel van het dossier, waarin alles over de behandeling komt te staan: indicatie, status en planning).
  • Berichtenomgeving en e-mail.
  • Ondersteuning voor declaraties en facturaties.

We begrijpen dat het lastig is om een leverancier te vinden die niet alleen kernfunctionaliteiten biedt, maar het werkgemak echt vergroot met functionaliteiten die voor jou van waarde zijn. Het is logisch dat er twijfel kan ontstaan door verwarring tussen producten en de vele aanbieders. DataLeaf adviseert op zoek te gaan naar een partner, in plaats van een leverancier. Wat we hiermee bedoelen lees je in onderstaande alinea.

De juiste ECD partner vinden – de beste ECD leverancier.

In veel gevallen ontstaat er bij aanschaf van een ECD een klant-leverancier verhouding. Men neemt een standaard softwarepakket af, wat in eerste instantie gebruikelijk is. Echter is het hierbij wel belangrijk dat een leverancier blijft innoveren, zodat jij dit ook kunt doen. Wanneer er nieuwe inzichten en technieken ontstaan die leiden tot efficiëntere werkwijzen wil de gebruiker hiervan profiteren, maar dit moet dan wel mogelijk zijn. Een flexibele partij denkt hierin mee en kijkt naar de ontwikkel-mogelijkheden om samen tot een beter product te komen. Wanneer een partij snel schakelt om een functionaliteit toe te voegen, is deze partij meer een partner dan een leverancier.

Neem voor het afsluiten van een pakket contact op met de partij waarvan jij het gevoel hebt dat de software die zij leveren het dichtste bij jouw behoefte staat. Vraag naar de mogelijkheden om ontwikkelingen door te voeren, zodat het product volledig is afgestemd op de wensen. Hierdoor zie je gelijk of een partij wil innoveren, betrokken is en of de mogelijke samenwerking gevoelsmatig prettig aanvoelt.

Oscar – het toegankelijke ECD van DataLeaf.

DataLeaf heeft met meer dan 22 jaar aan ervaring in de software ontwikkeling een eigen dossier, genaamd Oscar. Dit dossier ondersteunt de werkzaamheden van de care sector. Middels een gespecialiseerd team worden er constant ontwikkelingen doorgevoerd, zodat er gewerkt kan worden volgens de nieuwste inzichten en op efficiënte wijze.

Er is een gebruikersgroep, waarin de wensen achtergelaten kunnen worden. Door deze korte lijnen kan er snel geschakeld worden door het ontwikkelteam en worden wensen omgezet in vernieuwende software, zodat het werkgemak toeneemt. Op deze manier houden zorgprofessionals meer tijd over voor hun vakgebied. Op deze manier proberen wij de geschikte leverancier te zijn voor onze klanten, of liever gezegd, partners.

Niemand wil betalen voor iets wat hij/zij niet gebruikt, dus hebben we onze prijsstructuur hierop aangepast. Neem contact op voor meer inzicht en informatie over Oscar of een vrijblijvend gesprek.

Samenvatting – belangrijk bij aanschaf van een ECD

  • Een gebruiksvriendelijke lay-out/werkomgeving.
  • Voldoet aan de wetten en regels, volgens benodigde certificaten.
  • Is up to date: bekostiging volgens het nieuwe zorgprestatiemodel.
  • Voldoet aan de vereiste functionaliteiten om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.
  • Wordt aangeboden door een flexibele en innovatiegerichte partner.

Neem contact op!

Denk je na over de aanschaf van een ECD? Of wil je switchen van ECD? We vertellen je graag vrijblijvend meer over Oscar.

Contact
IT project managen