Een vernieuwd elektronisch cliëntendossier
Stichting 1nP
Begin 2022 ging voor de gehele GGZ-branche het nieuwe zorgprestatiemodel van start. Voor zorgprofessionals veranderde er veel aan de manier van dossiervoering en daarmee samenhangende administratieve handelingen. Daardoor moesten oude systemen op de schop. Een goed moment om het toch al verouderde elektronisch cliëntendossier van Stichting 1nP te vernieuwen. Na een intensief selectieproces werd DataLeaf uitgekozen als nieuwe softwarepartner, waarna we samen met Stichting 1nP het traject aangingen. Met resultaat: het nieuwe dossier, cliëntenportaal én de nieuwe manier van financieren stond voor de deadline van 1 januari live. In onderstaande case lees je hoe het proces is verlopen en wat het resultaat is van het vernieuwde Extenzo.
Over de opdrachtgever
Stichting 1nP is een landelijk netwerk van professionals binnen de ambulante ggz. Samen bieden zij hoogwaardige psychische of psychiatrische behandelingen die afgestemd zijn op de individuele hulpvraag van de cliënt. 1nP is er voor professionals, zoals psychiaters, klinisch psychologen, psychotherapeuten en ggz-specialisten, die overwegen een eigen praktijk te starten én voor mensen die al een eigen ggz-praktijk hebben. Zij profiteren van een uitgebreid netwerk van professionals binnen de ggz, en ondersteuning op administratief vlak, met een elektronisch cliëntendossier (ECD): Extenzo.
Uitdaging
Toen een tijdje geleden het zorgprestatiemodel werd aangekondigd moesten er aanpassingen in allerlei ICT systemen worden gedaan, zo ook voor 1nP. Onder andere de manier van dossiervoering veranderde. Het ECD waar 1nP mee werkte bleek niet meer aan de vernieuwde wet- en regelgeving te kunnen voldoen. Bepaalde modules waren verouderd en overbodig vanwege de invoering van het ZPM. De overstap naar een nieuw systeem was dus noodzakelijk.
Gerard van Kesteren, bestuurder van Stichting 1nP: ‘’De consistentie van het eindproduct moest in lijn blijven liggen met de oorspronkelijke gedachte: neem het zorgproces als uitgangspunt, volg wat professionals moeten doen en ondersteun hen daarbij zodat het administratieve werk geen corvee is maar een herkenbaar proces zonder overbodige ballast.’’
Ook zorgde de deadline van het zorgprestatiemodel nog voor een uitdaging. Omdat het systeem enorm uitgebreid en complex is, beloofde dit een flinke klus te worden.
Het proces
De eerste stap voor Stichting 1nP was het zoeken naar een geschikte softwarepartner. Karen van Lith, product owner bij Stichting 1nP vertelt over dit proces: ‘We hebben allereerst voor onszelf een aantal punten opgeschreven die we belangrijk vinden in een nieuwe partner. We gaan immers een samenwerking aan voor een langere tijd, dus dan is het belangrijk dat we een weloverwogen keuze maken. We hebben vragenlijsten uitgestuurd naar een brede selectie softwareleveranciers. Deze lijsten hebben we met zes mensen bekeken. Hieruit hebben we een selectie van zes leveranciers gemaakt die we hebben uitgenodigd voor een kennismaking. Van die zes kozen we er drie uit voor een tweede ronde. De partijen hebben presentaties gegeven en we hebben ieder een casus voorgelegd. Daarnaast was het ook een gevoelskwestie; we vonden het belangrijk om de sfeer bij de verschillende bedrijven te proeven. Je moet immers wel voor een langere tijd met elkaar samenwerken. Uiteindelijk is daar DataLeaf als partij uitgekomen die het beste bij ons past.’’
Omdat het nieuwe platform het bestaande ECD zou vervangen was een naadloze overgang van het systeem en de bijbehorende koppelingen erg belangrijk. Het platform wordt immers dagelijks gebruikt door vele zorgprofessionals, en een kink in de kabel was dan ook geen optie. We hebben eerst een uitgebreide analyse en code scan gedaan om de omstandigheden en de applicatie te leren kennen. Van daaruit ontstond een gedegen plan om de applicaties gefaseerd te vernieuwen en goed aan te laten sluiten op de bestaande applicaties. We vernieuwden en vervingen de modules met de meeste prioriteit als eerste, waardoor we in stukjes een compleet nieuw product hebben gebouwd. Gedurende de realisatie van de eerste fase heeft het beheerteam van DataLeaf de bestaande applicatie en het hosten ervan overgenomen.
Het resultaat
De eerste stap: De overdracht van de bestaande applicatie naar DataLeaf. Dit ging probleemloos, waarna het tijd was voor de release van de nieuwe software. Er was alle vertrouwen in een vloeiende overgang naar Extenzo 2.0. En dat gebeurde ook zo. Het resultaat is een schitterende applicatie, die het zorgprestatiemodel op alle fronten faciliteert. Professionals hoeven minder tijd te besteden aan hun administratieve werkzaamheden, waardoor de focus nog meer op de cliënt komt te liggen. Het systeem ondersteunt de zorgprofessionals van a tot z, zodat ze beter en makkelijker hun werk kunnen doen. Overzicht behouden is eenvoudiger geworden en het ECD heeft koppelingen met andere applicaties zoals Outlook.
Voor cliënten is de transparantie toegenomen. Cliënten krijgen via het clientenportaal meer inzichten in hun dossier waarin zaken staan als hun behandelplan, medicatie en intake verslag. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de berichtenfunctie rechtstreeks te communiceren met hun behandelaar en kunnen ze in hun agenda de komende afspraken zien.
En de samenwerking eindigt niet bij deze eerste versie van het ECD. Naast de continue doorontwikkeling ondersteunen we Stichting 1nP bij het onderhouden, beheren en veilig houden van de applicatie.
Over de samenwerking
Karen: ‘Het leuke aan DataLeaf is het gemixte team; van jongere stagiairs tot ervaren ontwikkelaars. Allemaal enthousiaste en professionele mensen waardoor het heel prettig is om samen te werken. Door het nieuwe zorgprestatiemodel was de deadline van 1 januari heel belangrijk, dus we zijn blij dat DataLeaf alles op alles heeft gezet om deze te halen. Er wordt echt een stapje extra voor je gezet.’
Gerard: ‘’We hebben in eerste instantie voor DataLeaf gekozen omdat ze groot genoeg zijn om serieus genomen te worden en klein genoeg om geen interne structuur van managers en teamleiders nodig te hebben. De ontwikkelstrategie is transparant en vanuit partnerschap zijn zij in staat om creativiteit en gebruiksgemak toe te voegen aan het eindproduct. Natuurlijk waren er ook leermomenten in de samenwerking. Het is dan verfrissend om te merken dat er oplossingsgericht doorgepakt wordt, niemand blijft hangen in de schuldvraag en eenzelfde voorval niet nogmaals zal optreden. De focus op het eindresultaat en het snelle schakelen om daar te komen maakt dat DataLeaf ons het vertrouwen heeft gegeven om een langdurige samenwerking aan te gaan.’’
Samenwerken?
Met wat voor oplossing wil jij aan de slag?
Laat het ons weten. Wij denken graag met je mee.