Het werken in de Cloud is de afgelopen jaren flink toegenomen. Je wist het misschien al, maar de coronacrisis heeft veel gedaan met de ontwikkeling van de Cloud. Steeds meer bedrijven moesten noodgedwongen het personeel thuis laten werken, waar deze online werkomgeving een uitkomst was. In 2020 werd 20 tot 30% van het werk gerealiseerd vanuit de Cloud en was het de bedoeling over de komende tien jaar op te schalen tot 80%. Dit is echter voor veel bedrijven veel sneller gegaan, hierdoor lopen er soms nog wat zaken niet zoals gewenst. De voordelen van in de Cloud werken en hoe je de juiste Cloud-omgeving voor jouw bedrijf of privé vindt, leggen we je uit in deze blog!

Wat is de Cloud?

Simpel gezegd, zou je kunnen stellen dat de Cloud bestaat uit computer gedreven software op ons netwerk. Het ondersteunt hardware en software, wat online opgeslagen wordt. Via het netwerk, vaak het internet, worden deze onderdelen plaats onafhankelijk ondersteunt. Een vaste werkplek met grote computer is hierdoor niet meer nodig. Een laptop met verbinding is genoeg om aan de slag te kunnen en jouw werk te verrichten, documenten te bewerken (via Google Drive, Dropbox, We transfer) en in contact te zijn met collega’s.

Corona biedt inzichten en productiviteit.

Het ziet ernaar uit dat de gevolgen van corona, waaronder het fulltime thuiswerken, lijken in te dammen. In deze periode zijn we tot nieuwe ontdekkingen gekomen die prima lijken te werken. Hybride werken lijkt het nieuwe normaal te worden, waar men nog maar enkele dagen per week naar kantoor komt. We zijn vrijer in het indelen van onze werkdag. Volgens Arbo-online geeft 55% van de 40.000 kantoormedewerkers aan productiever te zijn wanneer zij thuis werken.

Voordelen van in de Cloud werken.

Naast dat mensen zelf kunnen bepalen waar en wanneer ze het liefste werken, biedt de Cloud nog veel meer voordelen:

1. Altijd en overal toegang.

Zoals aangegeven kan men dankzij de Cloud vanaf iedere plek de benodigde bestanden bewerken. Dit biedt mogelijkheden zoals meer vrijheid en een hogere productiviteit. Ook wanneer je onderweg bent of op reis gaat kun je dankzij de Cloud bezig blijven. Hiervoor is een degelijke internetverbinding wel een vereiste, wat op sommige plaatsen in de wereld nog een uitdaging is.

2. Efficiënt samenwerken.

Wanneer er vanaf verschillende plaatsen gewerkt wordt, lijkt het wellicht lastig om efficiënt in contact te blijven. Inmiddels kun je uren aan de lijn hangen met collega’s via Teams, Zoom of Skype en tegelijkertijd hetzelfde document bewerken.

3. Veiligheid van het werken.

Een kapotte of gestolen vaste computer betekende vroeger dat je documenten in gevaar waren. Inmiddels is een gestolen apparaat geen garantie op inzicht in bedrijfsgevoelige informatie. Wanneer de leverancier van jouw Cloud-software beschikt over de juiste certificering kunnen apparaten geblokkeerd worden. Bij diefstal is het terughalen van documentatie een fluitje van een cent en kun je op een ander apparaat direct verder werken.

4. Besparen op hardware, software en ruimte.

Vergeet de grote vaste computers, kasten vol bedrading en hoge prijzen voor de aankoop van software. Voor het werken in de Cloud wordt er een maandelijkse bekostiging berekend die afgestemd wordt op het gebruik. Ook kunnen er kantoorplekken geschrapt worden als er altijd een standaard percentage van de werknemers vanuit huis werkt.

5. Automatische updates en back-ups.

Het regelmatig updaten van software is belangrijk om de veiligheid te waarborgen, gebruik te kunnen maken van vooruitstrevende werkwijzen en nieuwe geïntegreerde tools te benutten. De Cloud wordt vrijwel altijd automatisch geüpdatet door de aanbieder, maar dit is zeker iets om na te vragen bij twijfel.

6. Opslagruimte

‘’Opslagruimte bijna vol, u kunt de opslagruimte beheren in Instellingen’’. Krijg jij hier ook de kriebels van? Mogelijk krijg je deze melding weleens, ook wanneer je in de Cloud werkt. Gelukkig is de opslagruimte in de Cloud gemakkelijk uit te breiden via de aanbieder. Zo kun je alle documentatie op één veilig plek bewaren en onderhouden.

De juiste Cloud-omgeving realiseren – Cloud integratie.

Mogelijk een bekende behoefte en de reden om dit artikel te lezen: je wilt als bedrijf een transitie richting een werkwijze in de Cloud opzetten of juist de bestaande Cloud-omgeving meer naar de hand van je bedrijf zetten. We leggen je graag uit hoe je moet beginnen en waar je op moet letten!

1. Vooronderzoek en de behoefte in kaart.

Wanneer je in de Cloud wilt gaan werken of al in de Cloud werkt en dit wil opschalen, is het verstandig om je eerst in te lezen over wat de Cloud te bieden heeft. Op deze manier kun je realistische eisen stellen aan een toekomstige leverancier. Doe de nodige research naar aanbieders, zodat je met hen doelgericht kunt bespreken wat je van hen wil en in sommige gevallen op voorhand al leveranciers kunt uitsluiten.

2. De Cloud koppelen aan het bedrijf.

Voordat er een partner of leverancier gekozen wordt is het verstandig om te bepalen welke werkvormen niet meer weg te denken zijn uit de organisatie. Wanneer de overstap naar de Cloud te groot is en te veel verandert kan dit nadelige gevolgen hebben. Maak de stap kleiner door te achterhalen wat voor jouw bedrijf belangrijk is in de huidige ICT-omgeving.

3. Betrek de belanghebbenden.

Wie werken er met de software, wie hebben er mogelijk moeite met een overstap en wat denken zij? Wees je er bewust van dat sommigen misschien al tientallen jaren op dezelfde wijze werken.

4. Een goede aanbieder vinden.

Het is belangrijk dat een aanbieder voldoet aan de vereiste ISO-certificeringen. Daarnaast is het, zeker wanneer je zelf niet veel kennis hebt over de Cloud, verstandig om een aanbieder te kiezen die meedenkt en je echt verder wil helpen. Gebruik Google om partijen te vinden die lijken te voldoen aan je wensen. Leg hen uit op welke manier jullie werken en achterhaal of het aanbod daarbij aansluit, zodat je op basis van de (inhoudelijke) antwoorden een gevoel kunt creëren bij de aanbieder. Een goede leverancier is kritisch en kijkt naar wat het beste oplossing is voor het probleem of de wens.

5. Onderhoud en beheer van de Cloud.

Software is niet iets wat je eenmalig koopt en vervolgens niet meer naar om hoeft te kijken. Betrek een partij die jouw software op de juiste manier kan beheren, zodat jij zorgeloos kunt werken in de Cloud. DataLeaf voorziet bedrijven van gecertificeerd onderhoud en beheer. We helpen je graag verder middels een vrijblijvende kennismaking. Wij zien software beheer als een dienst van een partner in plaats van een leverancier, dus zullen we kritisch zijn en zoeken naar de beste oplossing voor beide partijen.