Digitaliseren van je bedrijf: Waar begin je?

In een tijdperk waarin technologie ons leven domineert, begrijpen de meeste bedrijven de noodzaak van meegaan met de digitale stroom. Het digitaliseren van je bedrijf leidt tot efficiëntere processen, betere klanttevredenheid en verhoogde winstgevendheid. De grote vraag is alleen: waar begin je? Je kunt makkelijk overweldigd raken door de omvang en complexiteit van digitaliseren. In deze blog bespreken we de basisprincipes van digitalisering en de eerste stappen die je kunt nemen om jouw bedrijf de digitale toekomst in te leiden.

Wat houdt digitaliseren in?

Digitaliseren komt neer op het omzetten van analoge informatie en traditionele bedrijfsprocessen naar digitale systemen. Hierbij gebruikt men digitale technologieën en tools om gegevens, processen en systemen te beheren en te optimaliseren. Dit varieert van het eenvoudig scannen van papieren documenten tot het implementeren van geavanceerde software voor bedrijfsbeheer, maatwerk software op basis van complexe processen, cloud computing en kunstmatige intelligentie.

Maar ook het moderniseren en optimaliseren van bestaande online systemen kan als een vorm van digitalisering worden beschouwd. Je vervangt dan je verouderde software en infrastructuur door nieuwe technologieën die efficiënter, veiliger en gebruiksvriendelijker zijn.

Waarom zou je digitaliseren?

De voordelen van digitalisering zijn groot en kunnen een behoorlijke impact hebben op je bedrijf:

Tijd- en kostenbesparing

Tijd is kostbaar. Daarom is dit ook één van de grootste motieven voor digitalisering die we bij DataLeaf horen. Stel je voor dat je een bepaald document nodig hebt uit het archief. Door het archief te digitaliseren sla je deze documenten overzichtelijk op en heb je het binnen enkele seconden gevonden via de zoekfunctie. Bovendien worden ingevoerde gegevens sneller verwerkt en zijn ze snel beschikbaar voor de hele organisatie. Daardoor kan de volgende stap, zoals het sturen van een factuur, weer sneller gezet worden. Kortom, digitaliseren zorgt voor het besparen van tijd, waardoor er efficiënter en productiever gewerkt kan worden.

Een voorbeeld van wat digitaliseren mogelijk kan maken:

In Aruba was het inschrijven van een nieuwe onderneming bij de Kamer van Koophandel een aantal jaren geleden nog een handmatige taak. Er waren 18 verschillende papieren formulieren nodig, elk met meerdere pagina’s, die ondernemers met de hand moesten invullen. Vervolgens moesten ze naar het KVK-kantoor gaan, waar wachttijden van een uur normaal waren. Zodra ze aan de beurt waren, werd al het papierwerk handmatig gecontroleerd. Dit alles kon natuurlijk alleen tijdens de openingstijden van het kantoor.

Voor de KvK Aruba hebben we daarom een informatiesysteem ontwikkeld. Dit nieuwe, digitale systeem bevat een inlogportaal voor de gebruikers (ondernemers) en verregaande automatisering; waaronder een nieuw elektronisch inschrijfformulier. Het resultaat? Ondernemingen staan nu binnen één dag ingeschreven. Daarnaast namen financiële correcties met 7500% af, en verminderde het percentage openstaande debiteuren gigantisch.

Betere besluitvorming

Digitale systemen verzamelen en analyseren data. Hierdoor kun je als bedrijf geïnformeerde beslissingen nemen op basis van real-time informatie. Meer inzicht in je processen kan net zijn wat je nodig hebt om de concurrentie een stap voor te blijven.

Hogere klanttevredenheid

Door gebruik te maken van digitale communicatiekanalen en klantenservice tools kun je sneller en efficiënter reageren op klantbehoeften. Snellere doorlooptijden en betere kwaliteit leiden weer tot tevreden klanten.

Minder menselijke fouten

Zolang een computer goed staat ingesteld, maakt deze in principe geen fouten. Menselijke handelingen zijn daarentegen veel gevoeliger voor fouten. Door het digitaliseren van menselijke taken kun je slordigheden voorkomen. Digitalisering maakt ook automatische controles mogelijk. Dit kan iets eenvoudigs zijn, zoals een formulier dat aangeeft welke velden nog moeten worden ingevuld, of een waarschuwing dat het e-mailadres onjuist is ingevoerd.

Systemen koppelen

Het digitaliseren van meerdere systemen maakt het ook mogelijk ze te koppelen. Door API-koppelingen te implementeren kunnen systemen met elkaar communiceren en informatie uitwisselen. Gegevens worden zo automatisch opgevraagd en verwerkt. Met als resultaat dat er nóg meer repetitieve en tijdrovende handelingen worden geautomatiseerd.

De eerste stappen naar digitalisering

Het digitaliseren van je bedrijf hoeft niet overweldigend te zijn. Hier zijn enkele eerste stappen om je op weg te helpen:

Evalueer de huidige processen
Begin met een grondige evaluatie van je huidige bedrijfsprocessen en breng in kaart welke processen het meeste baat hebben bij digitalisering. Kijk vooral naar de gebieden waar je mensen nu veel tijd en middelen besteden aan repetitieve taken.

Bepaal doelen en stel prioriteiten
Wat wil je bereiken met de digitalisering? Stel duidelijke doelen op. Dit kunnen doelen zijn zoals het verbeteren van de klantenservice, het verhogen van de productiviteit, of het verlagen van de operationele kosten. Prioriteer deze doelen om te bepalen welke digitaliseringsprojecten als eerste moeten worden aangepakt.

Onderzoek mogelijke technologieën
Onderzoek en investeer in technologieën die passen bij de behoeften van je bedrijf. Dit kan variëren van eenvoudige oplossingen zoals documentbeheersystemen en cloudopslag, tot meer geavanceerde software zoals CRM-systemen en data-analysetools.

Training en ondersteuning
Zorg ervoor dat je personeel voldoende training en ondersteuning krijgt om de nieuwe digitale tools effectief te gebruiken. Dit is cruciaal voor een soepele overgang en maximale benutting van de technologie. Communiceer ook duidelijk over de digitalisering en betrek medewerkers bij het proces.

Start klein en schaal op
Begin met een pilotproject of een klein deel van je bedrijf voordat je de digitalisering uitbreidt naar andere gebieden. Zo kun je problemen al in een vroeg stadium tackelen.

De uitdaging van digitaliseren

Vergeet niet dat het digitaliseren van je organisatie een groot project is. Het heeft tijd nodig voordat alles goed loopt. Geduld en doorzettingsvermogen zijn dan ook belangrijk. Geef de moed niet op wanneer het net even anders gaat dan gehoopt.

Ook beïnvloedt het digitaliseren van werkprocessen je bedrijf en zijn werkwijze aanzienlijk. Daarom is het ook niet gek als er weerstand optreedt onder de medewerkers. Mensen kunnen terughoudend zijn om hun werkwijze te veranderen, of vrezen dat hun functies zullen verdwijnen. Vergeet hier daarom tijdens het traject geen aandacht aan te besteden.

Starten met het digitaliseren van je bedrijf

Door repetitieve taken te automatiseren kun je uiteindelijk écht slimmer, succesvoller en plezieriger werken. Wij helpen je graag bij het realiseren van de digitalisering van je bedrijf. Met onze innovatieve software neem jij een voorsprong op de concurrentie en ben je klaar voor de toekomst.