Wat is een digitaal formulier, en waarom digitaliseren?

Een digitaal formulier is de online versie van een papieren formulier. Digitale formulieren hebben veel voordelen; digitaliseren bespaart je organisatie veel tijd en geld. Met de digitale formulieren van DataLeaf kunnen we zowel eenvoudige als complexe digitale formulieren maken. Iedereen kan er dus gebruik van maken. In deze blog leggen we je graag uit wat een digitaal formulier is en wat de voordelen ervan zijn.

Digitale formulieren maken het mogelijk om processen efficiënt en gestructureerd te laten verlopen. Ze zijn in veel opzichten beter dan papieren formulieren; digitale formulieren zijn interactiever, ondersteunen ze de workflow en besparen ze daarmee veel tijd. En natuurlijk niet onbelangrijk: ze zijn beter voor het milieu.

Tijd en geld besparen met digitale formulieren

Mensen zijn gewoontedieren; we werken al decennia lang met papier, en vinden dit over het algemeen ook heel fijn en makkelijk. Maar efficiënt is het al lang niet meer. De meeste informatie uit formulieren wordt uiteindelijk digitaal verwerkt. Stapels papier moeten worden ingescand, of nog erger, overgetypt worden. Digitale formulieren zorgen ervoor dat je de informatie direct online hebt, dit scheelt je dus bakken met werk. Ook kun je de informatie zonder veel moeite bij je de juiste persoon krijgen en is de informatie makkelijk én veilig opgeborgen zonder dat het je kastruimte kost. Als resultaat zal de efficiëntie, productiviteit en uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden verbeteren.

De verschillen tussen een digitaal en papieren formulier

Een digitaal formulier is niet zomaar een vertaling van een papieren formulier. Een formulier werkt namelijk heel anders op beeld. Het past zich aan de afmeting aan van je device, en de gebruikersinteractie verschilt per apparaat. Daarnaast kunnen de ingevoerde gegevens worden gevalideerd, kan er extra informatie worden gegeven en kan bepaalde informatie verplicht worden gesteld tot invullen. Ook kunnen delen van het formulieren zichtbaar dan wel verborgen worden gemaakt afhankelijk van voorgaande antwoorden. Het belangrijkste is daarnaast de workflow. Je kunt het proces namelijk zichtbaar maken bij een digitaal formulier, waardoor gebruikers zien hoe ver ze zijn met invullen. Ook krijgen gebruikers bericht wanneer ze wat moeten doen en is het later zichtbaar wie wat heeft gedaan.t.

De digitale formulieren tool van DataLeaf

Bij DataLeaf zien we de voordelen en kansen van digitale formulieren. Daarom hebben we samen met feedback specialist Expoints onze eigen software voor digitale formulieren ontwikkeld. Deze had als hoofddoel om klanttevredenheid in allerhande verschillende branches te meten, maar ondertussen is onze formulieren tool veel meer dan dat. Zo wordt onze tool gebruikt voor het invullen van schadeformulieren, verstuurt bol.com er dagelijks duizenden feedbackformulieren mee en kunnen Arubaanse ondernemers online hun eigen onderneming aanmelden bij de KVK Aruba. Dit alles dankzij onze krachtige formulierentool. Simpel in gebruik, maar complex in opties.

Een paar van de mogelijkheden op een rijtje:

• Meertaligheid: De mogelijkheid om meerdere talen toe te voegen aan een bestaand formulier. Hiermee kan met 1(!) druk op de knop een formulier volledig vertaald worden naar het Engels, Frans of Spaans.
• Berekeningen: De formulierentool kan berekeningen maken van gegeven antwoorden.
• Responsive: De digitale formulieren passen zich automatisch aan aan het device van de gebruiker
• Stastistieken: De mogelijkheid om statistieken in te zien
• Ondertekenen: Elektronische ondertekening (juridisch goedgekeurd) van documenten is mogelijk